DeZignated ApS – Persondatapolitik

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan DeZignated ApS som dataansvarlig indsamler og behandler dine personoplysninger i forbindelse med din brug af vores hjemmeside, vores kerneydelser og i forbindelse med rekrutteringer.

Virksomheden har udarbejdet denne politik, for at sikre at vi fuldt ud lever op til vores forpligtelser angående behandling af personoplysninger i forhold til gældende dansk ret og EU-lovgivning på området (”GDPR”). Formålet med Virksomhedens Persondata politik er at give dig oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger og overholdelse af GDPR.

DeZignated ApSs behandling af personoplysninger

De personoplysninger, du afgiver i forbindelse med fremsendelse af dit CV eller på anden vis som led i et rekrutteringsforløb, bliver alene anvendt og opbevaret til brug for gennemførelse af en rekrutteringsproces. Formålet vil altid være at evaluere dine kvalifikationer for ansættelse hos den rekrutterende virksomhed. De personoplysninger, vi behandler, vil typisk omhandle navn, kontaktoplysninger, erhvervs- og uddannelses forhold, lønforhold, personlighedstest, certifikater, eksamenspapirer, straffeattest, referencer samt noter fra interviews med os. Et foto betragtes som en personfølsom oplysning, hvis det er et billede af en genkendelig person. Personoplysningerne indsamles og opbevares, og dine personoplysninger behandles fortroligt og i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning.

Følsomme personoplysninger er udtrykkelig afgrænset i databeskyttelsesforordningen, og adgangen til at behandle sådanne oplysninger er snævrere end ved almindelige personoplysninger.  Følsomme oplysninger er oplysninger om:

• Race og etnisk oprindelse
• Politisk overbevisning
• Religiøs eller filosofisk overbevisning
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• Genetiske data
• Biometriske data med henblik på entydig identifikation
• Helbredsoplysninger
• Seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Kun de oplysninger, der er nævnt ovenfor, er følsomme personoplysninger. DeZignated ApS spørg ikke indtil ovenstående oplysninger og gemmer ej heller disse oplysninger.

Formål med indsamlingen

Virksomhedens indsamling, opbevaring og behandling af personoplysninger er begrænset til situationer med et specifikt formål. Disse kan være, men er ikke begrænset til; en rekrutteringsproces, behandling af din jobansøgning, eller til oprettelse og vedligeholdelse af et kartotek over relevante kandidater til stillinger hos virksomhedens rekrutteringskunder, dette er en forudsætningen for at være en ansvarlig forretningspartner, eller på anden vis at kunne gennemføre og levere en kerneydelse, i dette tilfælde rekrutteringsvirksomhed.

Videregivelse af personoplysninger til tredjepart

Vi kan videregive dine personoplysninger til vores kunder (virksomheder m.v.), som vi hjælper med at rekruttere – dog aldrig uden dit samtykke og aldrig din straffeattest. Det sker, når vi vurderer, at du er en relevant kandidat til stillingen. Overdragelse af dine personoplysninger til eventuelle databehandlere i henhold til skriftlige databehandleraftaler med de pågældende parter, som overholder de gældende regler. DeZignated ApS kontrollerer, at de anvendte databehandlere har tilstrækkelig teknisk og organisatorisk behandlingssikkerhed. Vi anvender f.eks. databehandlere til IT-service, HR systemer og personlighedstests. I rekrutteringsprocessen gennemfører vi samtaler, hvor vi indsamler oplysninger, som kommer frem. Det er kun de oplysninger, der er nødvendige og relevante, som vi behandler og benytter ved vurderingen af, om du skal videre i processen og eventuelt møde vores kunde ved en præsentation. Selvom alle vores rekrutteringsteknikker på nuværende tidspunkt involverer menneskelig beslutningstagen under processen, anvender vi profilering, som f.eks. personlighedstest eller færdighedsprøver, som en del af vores rekrutteringsaktiviteter.

Indhentning af oplysninger og referencer. 

DeZignated ApS vil altid finde de bedst egnede kandidater, derfor underbygger vi også vores rekrutteringsproces med indhentning af referencer. Såfremt du giver samtykke hertil vil vi indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere, uddannelsesinstitutioner eller andre relevante parter som led i et rekrutteringsforløb. Der indhentes ikke reference fra din nuværende arbejdsgiver uden dit samtykke. Herudover søger vi ofte yderligere oplysninger om den kandidat/de kandidater, som vi skønner, er bedst kvalificeret. I den forbindelse søger vi ofte i relevant omfang tilgængelige oplysninger fra internettet, herunder fra sociale medier, LinkedIn og/eller branchespecifikke medier. Vi beder dig endvidere om at sende oplysninger i form af eksamensbeviser og straffeattest. Straffeattesten kan du selv bestille med dit NemID.

Juridisk grundlag for behandlingen af persondata

Virksomheden kan behandle dine personoplysninger på følgende juridiske grundlag:

• Hvis vi har bedt om dit samtykke til behandling af nogle konkrete personoplysninger, er grundlaget for at behandle de konkrete personoplysninger dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1 (a);
• Behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt eller for udførelsen af en kontrakt, du har med Virksomheden, jævnfør GDPR, artikel. 6, stk.1 (b);
• Behandlingen er nødvendig for Virksomhedens overholdelse af gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1 (c); og /eller for at overholde arbejdsretlige forpligtelser i lovgivning eller overenskomst, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.
• Behandlingen er nødvendig for at forfølge Virksomhedens legitime interesser, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1 (f, henholdsvis databeskyttelseslovens § 12, stk. 2). De interesser, som Virksomheden for eksempel kan forfølge, omfatter interesser i relation til at kunne servicere vores kunder, varetage en opgave eller rekrutteringsproces, og behandle din jobansøgning.

Hvis Virksomheden behandler følsomme personoplysninger (såkaldte “særlige kategorier af personoplysninger”) om dig, vil behandlingen kun ske, hvis dette er tilladt efter GDPR, artikel 9, herunder i følgende tilfælde:

• Efter indhentning af dit udtrykkelige samtykke i overensstemmelse med GDPR, artikel 9, stk. 2 (a);
• Hvis behandlingen foretages for at overholde vores arbejds-, sundheds- eller socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, for så vidt den har hjemmel i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret eller en kollektiv overenskomst i medfør af medlemsstaternes nationale ret, som giver fornødne garantier for den registreredes grundlæggende rettigheder og interesser, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2 (b);
• Hvis behandlingen er nødvendig for at fastslå et retskrav efter gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2 (f); eller
• Hvis du på eget initiativ har videregivet oplysningerne til Virksomheden, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2 (e).

Hvis Virksomheden sender direkte markedsføring til dig, herunder på e-mail, beder Virksomheden om dit samtykke hertil forinden i overensstemmelse med markedsføringslovens bestemmelser herom.

Hvor Virksomheden behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du altid trække dit samtykke tilbage ved at tage kontakt til Virksomheden ved at bruge kontaktoplysningerne anført nederst i denne politik. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, sletter Virksomheden de personoplysninger, Virksomheden har behandlet på baggrund af dit samtykke, medmindre de fortsat kan eller skal behandles for eksempelvis at overholde en retlig forpligtelse.

Videregivelse af dine personoplysninger

Virksomheden kan videregive eller gøre dine personoplysninger tilgængelige for følgende modtagere:

• Offentlige myndigheder
• Leverandører, kunder, der ønsker at rekruttere, forretningspartnere eller andre samarbejdspartnere, herunder samarbejdspartnere i forbindelse med et rekrutteringsforløb (fx udbydere af personlighedstests)

De eksterne virksomheder vil ikke modtage eller behandle dine personoplysninger, medmindre lovgivningen tillader overførsel og behandling heraf.

Hvis de eksterne virksomheder eller samarbejdspartnere er databehandler for os, sker deres behandling af dine personoplysninger altid i henhold til en databehandleraftale, som opfylder lovgivningens krav hertil.

Hvis de eksterne virksomheder eller samarbejdspartnere er selvstændige dataansvarlige, sker deres behandling af dine personoplysninger i overensstemmelse med deres egen privatlivs-, databeskyttelses- eller persondatapolitik, som du af de eksterne virksomheder vil blive gjort opmærksom på, medmindre lovgivningen foreskriver andet.

Hvis du har spørgsmål til Virksomhedens brug af databehandler, samarbejde med andre dataansvarlige eller overførsel til tredjelande, herunder ønske om udlevering af kopi af dokumentation på, at de fornødne garantier er stillet, kan du rette henvendelse til Virksomheden. Se om kontakt nederst i denne Politik.

Videregivelse af dine personoplysninger til et tredjeland (uden for EU/EEØ)

Virksomheden videresender som altovervejende hovedregel ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EEØ. Såfremt dette måtte blive nødvendigt, vil det ske i overensstemmelse med lovgivningen, herunder sikring af fornødent grundlag for sikker overførelse.

Opbevaring af dine personoplysninger

Virksomheden opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen af dine oplysninger. Der kan dog gælde særlige regler, og inden for visse områder er der mulighed for, at dine personoplysninger opbevares i længere tid.

Hvis du ikke får ansættelse ved en rekruttering til en af DeZignated ApS,s kunder, er udgangspunktet, at dine personoplysninger slettes efter senest 6 måneder, medmindre du har givet samtykke til længere tid. Ved rekrutteringer har du mulighed for at give samtykke til, at vi må opbevare dit CV, din ansøgning og andre dokumenter i vores database i op til 5 år og registrere oplysninger indeholdt heri med henblik på at kunne rette henvendelse til dig igen, hvis en lignende relevant stilling bliver ledig i perioden, eller en eksisterende ansøger springer fra.

Vi gemmer ikke oplysninger om ansættelse hos en rekrutteringskunde.

Nogle af dine personoplysninger skal opbevares til regnskabsformål eller for at forsvare retskrav. Sådanne personoplysninger opbevares indtil udløbet af den lovpligtige forældelsesfrist, som fx er 5 år for opbevaring af regnskabsmateriale.

I markedsføringsmæssig henseende gemmer vi dine oplysninger, indtil du framelder dig. Du kan framelde dig når som helst.

Dine rettigheder

DeZignated ApS har kontinuerligt fokus på at beskytte dine personoplysninger og sikre dine rettigheder som et datasubjekt.

Du har som datasubjekt visse rettigheder, som beskrives nedenfor. Bemærk venligst, at der kan gælde visse undtagelser, fx hvis behandlingen er nødvendig for at overholde juridiske forpligtelser, for at gøre retskrav gældende eller for at udøve eller forsvare et retskrav. Såfremt du har spørgsmål vedrørende dine rettigheder som datasubjekt, så kontakt venligst DeZignated ApS (kontaktoplysninger findes nedenfor).

Ret til indsigt

Du har ret til at anmode om at få indsigt i de personoplysninger, som DeZignated ApS opbevarer om dig. DeZignated ApS forpligtet til at stille en række oplysninger til rådighed for dig, fx:

• Formålet med behandlingen,
• De omhandlede kategorier af personoplysninger,
• Modtagerne eller kategorierne af modtagere, herunder modtagere i tredjelande,
• Opbevaringsperioden eller kriterierne for fastsættelse af opbevaringsperioden,
• Retten til at klage til Datatilsynet,
• Alle tilgængelige oplysninger om kilden til personoplysningerne, når de ikke er indsamlet fra dig som datasubjekt.

DeZignated ApS skal stille et eksemplar til rådighed af de personoplysninger, der behandles, uden omkostninger og i elektronisk form, hvis forespørgslen er blevet fremsendt i en almindeligt anvendt elektronisk form. Vi vil bestræbe os på at gøre dette hurtigst muligt og i alle tilfælde besvare din anmodning inden 30 dage.

Du har ret til at modtage de personoplysninger, der er indsamlet om dig. Hvor behandlingen er baseret på et samtykke eller en kontrakt, og når behandlingen udføres i et automatisk genereret format, har du ret til at videresende disse personoplysninger til tredjepart uden nogen hindring fra DeZignated ApS.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få berigtiget unøjagtige personoplysninger om dig, herunder at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.

Ret til sletning

Under visse betingelser har du ret til at få dine oplysninger slettet, hvilket indebærer, at DeZignated ApS på din forespørgsel skal slette de personoplysninger, der opbevares om dig. Bemærk venligst, at retten til sletning ikke er absolut, hvorfor en af følgende betingelser skal foreligge:

• Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for de formål, som de blev indsamlet til eller på anden måde behandlet,
• Du trækker dit samtykke tilbage, og der findes ikke noget andet juridisk grundlag for at behandle dine personoplysninger (såsom DeZignated ApSs overvejende interesser),
• Du gør indsigelse mod behandlingen, og der findes ingen altovervejende grunde til at behandle dine personoplysninger,
• Personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller
• Personoplysningerne skal slettes for at opfylde en juridisk forpligtelse under EU-lovning eller dansk lovgivning.

Ret til begrænsning

Hvis et af følgende forhold er gældende, har du ret til at begrænse DeZignated ApSs behandling af dine personoplysninger:

• Personoplysningernes nøjagtighed anfægtes af dig – dog kun i en periode, der gør det muligt for DeZignated ApS at berigtige nøjagtigheden af sådanne oplysninger,
• Behandlingen er ulovlig, og du beder om at få begrænset brugen af personoplysninger i stedet for at få dem slettet,
• DeZignated ApS har ikke længere behov for at behandle personoplysningerne, men du har brug for personoplysningerne for at gøre et retskrav gældende, udøve eller forsvare et retskrav, fx som dokumentation eller bevis,
• Af årsager, der er forbundet med din særlige situation, har du gjort indsigelse mod behandlingen og afventer bekræftelse af, om DeZignated ApSs juridiske grunde tilsidesætter datasubjektets grunde.

Indsigelsesret

Du har under visse omstændigheder ret til at gøre indsigelse mod DeZignated ApSs behandling af dine personoplysninger.

Tilbagekaldelse af samtykke

I tilfælde hvor behandlingen af dine personoplysninger er afhængig af dit samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at skrive til info@dezignated.dk. Bemærk venligst, at dette ikke påvirker DeZignated ApSs behandling af dine personoplysninger forud for tilbagekaldelsen af dit samtykke.

Uklarheder eller klage

Hvis du ønsker at fremsætte en klage over DeZignated ApSs behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte DeZignated ApS.

Du kan også klage til Datatilsynet.

 Ændringer

Politikken opdateres regelmæssigt, og når det er påkrævet på grund af ændringer i lovgivning. Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre denne Politik. I tilfælde af væsentlige ændringer oplyses dette i form af en synlig meddelelse på Websitet.

DeZignated ApS | C.F.Møller Allé 14 | 2300 København S. | Tlf. 27 15 43 03 | CVR-nr. 40 65 26 63 | info@deZignated.dk